O que é DocuSign e como usar em vendas

Laura Brigatti

O DocuSign para pequenos negócios foi a solução perfeita para otimizar nossos processos de contratação e aprovações internas. Como gestora de uma equipe comercial que lida com dezenas de contratos semanais, posso afirmar que essa ferramenta vale cada centavo investido. A plataforma não só reduziu nosso tempo médio de fechamento de 5 dias para poucas horas, como também elevou o nível de profissionalismo perante nossos clientes. Mesmo sendo um pequeno negócio, conseguimos implementar o DocuSign com facilidade e hoje todos os colaboradores, até os menos familiarizados com tecnologia, utilizam a ferramenta sem dificuldades. Por que o DocuSign se tornou nosso padrão para contratos urgentes Por que o DocuSign se tornou nosso padrão para contratos urgentes Antes do DocuSign, perdíamos dias, às vezes semanas, esperando assinaturas físicas em contratos críticos. Lembro de um caso específico onde um acordo comercial de R$ 120 mil ficou parado por cinco dias porque o cliente estava em viagem e não tinha acesso a uma impressora. Hoje, com o DocuSign, esse mesmo tipo de documento é assinado em média em 47 minutos (sim, cronometrei várias vezes!). Além da velocidade, a plataforma resolveu outros problemas crônicos: a funcionalidade de lembretes automáticos reduziu nosso tempo de follow-up manual em cerca de 70%, e o acompanhamento em tempo real de cada documento nos permite antecipar gargalos antes que virem crises. Outro ganho inesperado foi a adesão dos clientes mais tradicionais, aqueles que inicialmente torciam o nariz para assinatura digital, dizendo que não era seguro, mudaram de opinião depois da primeira experiência. Agora, muitos até pedem para usar o DocuSign em outros processos. Para negócios que dependem de agilidade, como nosso setor de incorporação imobiliária, essa ferramenta deixou de ser opcional e virou item de sobrevivência. Sem exagero: só em 2023, estimamos que o DocuSign nos poupou R$ 280 mil em custos indiretos com atrasos e refações de documentos extraviados. Desafios iniciais e como superamos as limitações A implementação não foi perfeita - tivemos alguns perrengues técnicos nos primeiros dias. A integração com nosso CRM exigiu ajustes específicos que consumiram uma tarde inteira de trabalho do time de TI. Outro ponto que precisamos contornar foi a ausência de notificações mais persistentes para documentos críticos. Criamos um processo paralelo onde nosso assistente comercial monitora manualmente os 3 contratos mais importantes do dia. Mas esses são pequenos obstáculos diante do ganho geral. A equipe do suporte do DocuSign foi ágil em nos orientar, e em menos de uma semana estávamos operando em fluxo contínuo sem intercorrências. O impacto do DocuSign na nossa imagem de mercado Um benefício inesperado foi como o DocuSign elevou nosso branding. Clientes frequentemente comentam sobre a modernidade do processo, especialmente quando comparado a concorrentes que ainda usam assinatura física ou soluções menos robustas. Recentemente, um prospect nos escolheu sobre um competidor direto citando especificamente a fluidez da experiência de assinatura como diferencial. O recurso de auditoria detalhada também nos salvou em duas situações de disputa contratual, onde pudemos comprovar exatamente quando e como cada parte acessou e assinou os documentos. Depois de seis meses usando diariamente o DocuSign, não consigo imaginar voltar aos métodos tradicionais. A economia de tempo se traduziu diretamente em maior produtividade da equipe e fechamento de mais negócios. Recomendo especialmente para empresas como a nossa, que lidam com contratos de médio/alto valor e precisam combinar agilidade com segurança jurídica.